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    Organisation Professionnelle de Congrès

    OSIRIS Meetings est spécialisée dans la conception et l’organisation de rencontres à fort impact, notamment des conférences, des salons, des congrès, des conventions et des événements spéciaux.
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    Ce que nous faisons

    Organisation professionnelle de congrès d'excellence

    Avec un accent marqué sur la création de liens, le partage de connaissances et l’innovation, OSIRIS Meetings réunit des leaders du secteur, des experts et des participants dans un même espace pour stimuler le dialogue, favoriser la collaboration et promouvoir la croissance des industries.

    Avec une attention méticuleuse aux détails et un engagement constant envers l’excellence, nous créons des expériences mémorables et productives qui laissent un impact durable sur les participants, les partenaires et les organisations.

    Expérience internationale, exécution irréprochable

    Chez Osiris, nous accompagnons les associations, les organisations publiques, les entreprises, les agences de communication, les association management companies et les agences internationales d’événements dans la réalisation de réunions, de congrès et de symposiums réussis partout dans le monde.

    Avec plus de 20 ans d’expérience en organisation professionnelle de congrès (PCO), notre équipe internationale et multilingue garantit que chaque événement est planifié et exécuté avec la plus grande rigueur. Nos clients font confiance à Osiris pour notre expertise, notre précision et notre capacité à gérer des événements complexes en toute fluidité.

    Nous proposons des services complets couvrant la conception créative, la logistique, la sélection de lieux, la restauration, la communication et le secrétariat intégral — incluant la gestion des inscriptions, des expositions, de l’hébergement, la coordination d’équipes, la production technique et les événements sociaux.

    Notre équipe peut gérer des événements de la phase conceptuelle à leur conclusion, ou fournir des services partiels selon les besoins. Nous avons organisé avec succès des événements de 50 à 12 000 participants, dans différents formats et destinations.

    En combinant expérience, outils PCO spécialisés et approche flexible, Osiris garantit que chaque congrès ou réunion est livré avec excellence, fiabilité et impact.

    Services

    Solutions complètes

    Nous garantissons une gestion intégrée et efficace de toutes les phases de l’événement, assurant qualité, rigueur et tranquillité d’esprit pour les organisateurs et les participants.
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    Services d'inscription

    Services d'inscription

    Nous gérons tous les processus d’inscription pour les participants individuels, les groupes, les exposants, les agents et les orateurs invités. Notre équipe fournit un support technique complet par téléphone et email, tout en garantissant des rapports actualisés pour le comité organisateur.
    Avant l’événement

    Comprend :

    • Création de formulaires d’inscription en ligne (conformes au RGPD)
    • Mise en place de paiements électroniques sécurisés
    • Confirmations d’inscription
    • Émission de reçus et contrôle des paiements
    • Support aux participants
    • Clarification des questions fiscales et de TVA
    • Rapports périodiques
    • Assistance aux demandes de visa avec invitations automatisées
    Pendant l’événement
    • Comptoirs d’enregistrement automatisés
    • Enregistrement automatique et paiement sur place
    • Gestion des paiements individuels et de groupe
    • Émission de certificats de participation
    • Équipes sur place et support technique
    • Organisation des zones d’enregistrement
    • Sécurité, santé et bonnes pratiques
    • Badges durables (sans plastique)
    • Points de recyclage
    Après l’événement
    • Rapport final des participants
    • Réconciliation financière
    • Analyse des revenus
    • Enquête de satisfaction

    Gestion de l'hébergement

    Gestion de l'hébergement

    Notre équipe dédiée assure des solutions d’hébergement confortables et adaptées au profil et au budget des participants. Nous négocions les conditions, évaluons les établissements hôteliers et garantissons uniquement des options alignées avec les besoins de l’événement.

    Comprend :

    • Blocages de chambres
    • Gestion des réservations individuelles et de groupe
    • Rooming lists
    • Gestion des VIP et des orateurs
    • Politiques d’annulation flexibles
    • Paiements sécurisés
    • Préfinancement
    • Plateforme en ligne
    • Optimisation des coûts
    • Rapports réguliers

    Secrétariat scientifique

    Secrétariat scientifique

    OSIRIS dispose de l’expérience, de l’équipe professionnelle et des infrastructures nécessaires pour gérer tous les aspects du programme, incluant la soumission de résumés, le processus de révision et de présentation, la gestion des orateurs, ainsi que le reporting et la création des publications nécessaires.

    Processus de gestion des résumés

    L’ensemble du processus de gestion des résumés est réalisé en ligne, depuis la soumission initiale via le site web du congrès, jusqu’à la révision et l’évaluation des résumés soumis, l’attribution des résumés acceptés aux sessions et/ou posters, l’extraction de rapports et de statistiques, jusqu’à l’envoi de rappels et de notifications.

    Gestion des orateurs

    • Portail des orateurs conçu pour tous les besoins des participants
    • Politique de remboursement conforme aux normes du congrès
    • Distribution d’invitations et suivi des réponses
    • Communication continue par email et téléphone
    • Gestion des inscriptions et de l’hébergement
    • Coordination audiovisuelle, répétitions et salle de préparation des orateurs

    Gestion de projets

    Gestion de projets

    Un Chef de projet OSIRIS Meetings sera responsable de toute la communication entre OSIRIS et les organisateurs. Le Chef de projet sera le point de contact central et coordonnera notre équipe professionnelle et hautement expérimentée, composée de professionnels multilingues.
    Sélection de lieux

    L’équipe d’OSIRIS Meetings vous accompagnera, selon les besoins, dans la sélection du lieu, la contractualisation et la coordination de tous les fournisseurs, incluant l’élaboration de documents RFP, la demande de propositions, la comparaison d’offres et un rapport détaillé de sélection de lieu.

    Gestion sur site et du lieu

    Les tâches logistiques et techniques gérées par OSIRIS Meetings comprennent :

    • Sélection, contractualisation et coordination des services de fournisseurs nécessaires et gestion de l’événement sur place
    • Prise de possession de l’espace et préparation de tous les matériaux
    • Montage de la zone d’enregistrement, des salles de sessions, de la zone de posters, de l’exposition, des zones de débordement, des bureaux de conférence et supervision de tous les partenaires impliqués
    • Coordination de la construction, de la signalétique, du support technique, de l’audiovisuel, de la restauration, de l’alimentation et des boissons et des événements sociaux
    • Équipe de secrétariat sur place, coordination du personnel, des bénévoles, de la sécurité et du nettoyage
    Production de matériaux

    L’équipe d’OSIRIS Meetings gérera la production, le design et l’impression de tous les matériaux à préparer pendant la période pré-événement, incluant le site web ou l’application, les manuels techniques, les brochures commerciales, les flyers, la signalétique, les badges, les cordons, les sacs, les stylos, les blocs-notes et tout type de merchandising, en coordination avec les entreprises partenaires sélectionnées.

    Événements sociaux

    OSIRIS Meetings peut également accompagner l’organisation d’une variété d’événements sociaux pour offrir des opportunités de connexion, de networking et de divertissement à tous les participants. Tous les aspects de chaque événement social seront assurés par notre équipe : logistique, lieu, transport, divertissement et décoration.

    L’équipe d’OSIRIS Meetings possède une vaste expérience dans tous les types d’événements, tels que les réceptions de bienvenue / networking, les dîners de direction, les courses solidaires ou autres activités sportives, les galas, les cérémonies de remise de prix et les fêtes thématiques.

    Autres services logistiques

    Les membres de notre équipe sont spécialistes de la contractualisation et de la coordination de tout service logistique, tel que :

    • Transport
    • Hôtesses
    • Restauration
    • Audiovisuel

    Autres services PCO

    Autres services PCO

    Notre gamme complète de services PCO va au-delà de l’organisation traditionnelle de congrès, incluant des offres spécialisées comme la gestion d’expositions, la coordination de parrainages et des plans marketing ciblés. Nos services de gestion d’expositions assurent le montage et l’exécution efficaces des espaces d’exposants, maximisant les opportunités d’interaction. Nous excellons dans la captation de parrainages pour congrès, offrant des packages personnalisés qui ajoutent de la valeur tant aux sponsors qu’aux organisateurs. De plus, nos plans stratégiques de marketing sont conçus pour augmenter la participation, utilisant des approches innovantes pour attirer et fidéliser un public diversifié, garantissant le succès et la croissance de votre événement.
    Gestion d’exposition

    Un Responsable d’exposition dédié et expérimenté coordonnera et supervisera tous les services pertinents pour l’espace d’exposition, maintenant un contact constant avec les parties désignées par les organisateurs, étant également le principal point de contact pour tous les exposants.

    Le Responsable d’exposition sera responsable d’un ensemble de tâches, parmi lesquelles, mais sans s’y limiter, les exemples suivants :

    • Développement du concept de l’exposition et création de directives pour les exposants.
    • Production du Manuel de l’exposant
    • Conception du plan d’agencement pour optimiser la circulation, préparation des plans et attribution des stands
    • Organisation de visites techniques pour les exposants
    • Gestion et supervision des fournisseurs et sous-traitants liés aux exigences techniques, logistiques et de restauration de l’exposition
    • Coordination des services et commandes de stands
    • Montage, installation et démontage de la zone d’exposition
    Parrainages pour congrès

    Un responsable commercial spécialisé sera désigné pour travailler en étroite collaboration avec les organisateurs et agir comme principal point de contact pour toutes les entreprises participantes.

    L’équipe d’OSIRIS Meetings créera, développera et promouvra toutes les opportunités de parrainage, produira la documentation nécessaire et agira comme point de contact pour les contrats, la logistique et les rapports.

    De plus, les services liés aux parrainages d’OSIRIS Meetings comprennent :

    • Bourses éducatives et de participation.
    • Élaboration de propositions de parrainage et d’exposition sur mesure, en coordination avec le comité organisateur.
    • Développement de relations avec les entreprises et soutien continu à long terme auprès des principaux acteurs du secteur.
    Plan marketing pour congrès

    Nous comprenons l’importance d’un plan marketing et de promotion correctement structuré et exécuté pour le succès d’un congrès.

    Les services spécialisés inclus dans nos plans marketing sont :

    • Optimisation pour les moteurs de recherche
    • Publicité en ligne
    • Campagnes sur les réseaux sociaux
    • Marketing vidéo
    • Email marketing

    Nos professionnels du marketing travailleront en étroite collaboration avec les organisateurs pour définir une stratégie à long terme, assurant la croissance et l’engagement des participants à travers les moyens suivants :

    • Campagnes d’emailing
    • Influenceurs
    • Partenaires et soutiens
    • Site web
    • Annonces en ligne
    • Réseaux sociaux

    Congrès sur mesure.
    Expertise locale.
    Impact responsable.

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