Organización Profesional de Congresos

Antes del evento

Incluye:

• Creación de formularios de inscripción en línea (en conformidad con el RGPD)
• Implementación de pagos electrónicos seguros
• Confirmaciones de inscripción
• Emisión de recibos y control de pagos
• Apoyo al participante
• Aclaración de cuestiones fiscales e IVA
• Informes periódicos
• Apoyo a solicitudes de visado con invitaciones automatizadas

Durante el evento

• Mostradores de registro automatizados
• Auto check-in y pago en el lugar
• Gestión de pagos individuales y de grupo
• Emisión de certificados de participación
• Equipos en el lugar y soporte técnico
• Organización de áreas de registro
• Seguridad, salud y buenas prácticas
• Acreditaciones sostenibles (sin plástico)
• Puntos de reciclaje

Después del evento

• Informe final de participantes
• Conciliación financiera
• Análisis de ingresos
• Encuesta de satisfacción

Incluye:

• Bloqueos de habitaciones
• Gestión de reservas individuales y de grupo
• Listas de alojamiento (rooming lists)
• Gestión de VIP y ponentes
• Políticas de cancelación flexibles
• Pagos seguros
• Prefinanciación
• Plataforma en línea
• Optimización de costes
• Informes regulares

Proceso de gestión de resúmenes (Abstract Handling Process)

Todo el proceso de gestión de resúmenes se realiza en línea, desde el envío inicial a través del sitio web del congreso, hasta la revisión y evaluación de los resúmenes enviados, la asignación de los resúmenes aceptados a sesiones o pósteres, la extracción de informes y estadísticas, y el envío de recordatorios y notificaciones.

Gestión de ponentes (Speaker Management)

• Portal de ponentes diseñado para todas las necesidades de los participantes
• Política de reembolsos de acuerdo con las normas del congreso
• Distribución de invitaciones y seguimiento de respuestas
• Comunicación continua por correo electrónico y teléfono
• Gestión de inscripciones y alojamiento
• Coordinación de audiovisuales, ensayos y sala de preparación de ponentes

Selección de sedes (Venue Selection)

El equipo de OSIRIS Meetings le apoyará, siempre que sea necesario, en la selección del lugar, la contratación y la coordinación de todos los proveedores, incluyendo la elaboración de documentos RFP, la solicitud de propuestas, la comparación de ofertas y un informe detallado de selección de la sede.

Gestión del lugar y del evento (Onsite and Venue Management)

Las tareas logísticas y técnicas gestionadas por OSIRIS Meetings incluyen:

• Selección, contratación y coordinación de los servicios de proveedores necesarios y gestión del evento en el lugar
• Toma de posesión del espacio y preparación de todos los materiales
• Montaje del área de registro, salas de sesiones, área de pósteres, exposición, áreas de desbordamiento (overflow), oficinas de conferencia y supervisión de todos los socios involucrados
• Coordinación de construcción, señalética, soporte técnico, audiovisuales, catering, restauración y eventos sociales
• Equipo de secretaría en el lugar, coordinación de personal, voluntarios, seguridad y limpieza

Producción de materiales

El equipo de OSIRIS Meetings gestionará la producción, el diseño y la impresión de todos los materiales a preparar durante el periodo previo al evento, incluyendo el sitio web o la aplicación, manuales técnicos, folletos comerciales, flyers, señalética, acreditaciones, cintas, bolsas, bolígrafos, blocs de notas y cualquier tipo de merchandising, en coordinación con las empresas asociadas seleccionadas.

Eventos sociales

OSIRIS Meetings también puede apoyar en la organización de una variedad de eventos sociales para proporcionar oportunidades de conexión, networking y entretenimiento a todos los participantes. Todos los aspectos de cada evento social serán asegurados por nuestro equipo: logística, lugar, transporte, entretenimiento y decoración.

El equipo de OSIRIS Meetings tiene una vasta experiencia en todo tipo de eventos, como recepciones de bienvenida / networking, cenas de directiva, carreras solidarias u otras actividades deportivas, galas, ceremonias de premios y fiestas temáticas.

Otros servicios logísticos

Los miembros de nuestro equipo son expertos en la contratación y coordinación de cualquier servicio logístico, como:

• Transporte
• Azafatas
• Catering
• Audiovisuales

Gestión de exposición

Un gestor de exposición dedicado y experimentado coordinará y supervisará todos los servicios relevantes para el espacio de exposición, manteniendo un contacto constante con las partes designadas por los organizadores, siendo también el principal punto de contacto para todos los expositores.

El gestor de exposición será responsable de un conjunto de tareas, entre las que se incluyen, a título enunciativo pero no limitativo, los siguientes ejemplos:

• Desarrollo del concepto de la exposición y creación de directrices para expositores.
• Producción del manual del expositor
• Diseño del plano de distribución para optimizar la circulación, preparación de planos y asignación de estands
• Organización de visitas técnicas para expositores
• Gestión y supervisión de proveedores y subcontratistas relacionados con los requisitos técnicos, logísticos y de catering de la exposición
• Coordinación de servicios y pedidos de estands
• Montaje, instalación y desmontaje del área de exposición

Patrocinios para congresos

Se designará a un gestor comercial especializado para trabajar en estrecha colaboración con los organizadores y actuar como principal punto de contacto para todas las empresas participantes.

El equipo de OSIRIS Meetings creará, desarrollará y promoverá todas las oportunidades de patrocinio, producirá la documentación necesaria y actuará como punto de contacto para contratos, logística e informes.

Adicionalmente, los servicios relacionados con patrocinios de OSIRIS Meetings incluyen:

• Becas educativas y de participación.
• Elaboración de propuestas de patrocinio y exposición a medida, en coordinación con el comité organizador.
• Desarrollo de relaciones con empresas y apoyo continuo a largo plazo con los principales grupos de interés del sector.

Plan de marketing para congresos

Comprendemos la importancia de un plan de marketing y promoción correctamente estructurado y ejecutado para el éxito de un congreso.

Los servicios especializados incluidos en nuestros planes de marketing son:

• Optimización para motores de búsqueda (SEO)
• Publicidad en línea
• Campañas en redes sociales
• Vídeo marketing
• Email marketing

Nuestros profesionales de marketing trabajarán en estrecha colaboración con los organizadores para definir una estrategia a largo plazo, asegurando el crecimiento y la participación de los asistentes a través de los siguientes medios:

• Campañas de correo electrónico
• Influencers
• Socios y colaboradores
• Sitio web
• Anuncios en línea
• Redes sociales