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    Eventos e Incentivos

    Organização Profissional de Congressos

    A OSIRIS Meetings é especializada na conceção e organização de encontros de elevado impacto, incluindo conferências, feiras, congressos, convenções e eventos especiais.
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    O que fazemos

    Organização profissional de congressos com excelência

    Com um forte foco na criação de ligações, partilha de conhecimento e inovação, a OSIRIS Meetings reúne líderes de setor, especialistas e participantes num mesmo espaço para estimular o diálogo, impulsionar a colaboração e promover o crescimento das indústrias.

    Com atenção meticulosa ao detalhe e um compromisso constante com a excelência, criamos experiências memoráveis e produtivas que deixam um impacto duradouro em participantes, parceiros e organizações.

    Experiência internacional, execução irrepreensível

    Na Osiris, apoiamos associações, organizações públicas, empresas, agências de comunicação, association management companies e agências internacionais de eventos na realização de reuniões, congressos e simpósios de sucesso em qualquer parte do mundo.

    Com mais de 20 anos de experiência em organização profissional de congressos (PCO), a nossa equipa internacional e multilingue garante que cada evento é planeado e executado com o máximo rigor. Os nossos clientes confiam na Osiris pela nossa experiência, precisão e capacidade de gerir eventos complexos com total fluidez.

    Disponibilizamos serviços completos que abrangem conceção criativa, logística, seleção de espaços, catering, comunicação e secretariado integral — incluindo gestão de inscrições, exposições, alojamento, coordenação de equipas, produção técnica e eventos sociais.

    A nossa equipa pode gerir eventos desde a fase conceptual até à sua conclusão, ou prestar serviços parciais sempre que necessário. Já organizámos com sucesso eventos entre 50 e 12.000 participantes, em diferentes formatos e destinos.

    Combinando experiência, ferramentas PCO especializadas e uma abordagem flexível, a Osiris garante que cada congresso ou reunião é entregue com excelência, fiabilidade e impacto.

    Serviços

    Soluções completas

    Garantimos uma gestão integrada e eficiente de todas as fases do evento, assegurando qualidade, rigor e tranquilidade para organizadores e participantes.
    Entre em contacto

    Serviços de Inscrição

    Serviços de Inscrição

    Gerimos todos os processos de inscrição para participantes individuais, grupos, expositores, agentes e oradores convidados. A nossa equipa presta apoio técnico completo por telefone e email, garantindo simultaneamente relatórios atualizados para a comissão organizadora.
    Antes do evento

    Inclui:

    • Criação de formulários de inscrição online (em conformidade com RGPD)
    • Implementação de pagamentos eletrónicos seguros
    • Confirmações de inscrição
    • Emissão de recibos e controlo de pagamentos
    • Apoio ao participante
    • Esclarecimento de questões fiscais e IVA
    • Relatórios periódicos
    • Apoio a pedidos de visto com convites automatizados
    Durante o evento
    • Balcões de registo automatizados
    • Self check-in e pagamento no local
    • Gestão de pagamentos individuais e de grupo
    • Emissão de certificados de participação
    • Equipas no local e suporte técnico
    • Organização de áreas de registo
    • Segurança, saúde e boas práticas
    • Credenciais sustentáveis (sem plástico)
    • Pontos de reciclagem
    Após o evento
    • Relatório final de participantes
    • Reconciliação financeira
    • Análise de receitas
    • Inquérito de satisfação

    Gestão de Alojamento

    Gestão de Alojamento

    A nossa equipa dedicada assegura soluções de alojamento confortáveis e ajustadas ao perfil e orçamento dos participantes. Negociamos condições, avaliamos unidades hoteleiras e garantimos apenas opções alinhadas com as necessidades do evento.

    Inclui:

    • Bloqueios de quartos
    • Gestão de reservas individuais e de grupo
    • Rooming lists
    • Gestão de VIPs e oradores
    • Políticas de cancelamento flexíveis
    • Pagamentos seguros
    • Pré-financiamento
    • Plataforma online
    • Otimização de custos
    • Relatórios regulares

    Secretariado Científico

    Secretariado Científico

    A OSIRIS dispõe da experiência, equipa profissional e infraestruturas necessárias para gerir todos os aspetos do programa, incluindo submissão de abstracts, revisão e processo de apresentação, gestão de oradores, bem como reporting e criação das publicações necessárias.

    Abstract Handling Process

    Todo o processo de gestão de abstracts é realizado online, desde a submissão inicial através do website do congresso, à revisão e avaliação dos abstracts submetidos, à atribuição dos abstracts aceites a sessões e/ou posters, extração de relatórios e estatísticas, até ao envio de lembretes e notificações.

    Speaker Management

    • Portal de oradores concebido para todas as necessidades dos participantes
    • Política de reembolsos de acordo com as normas do congresso
    • Distribuição de convites e acompanhamento de respostas
    • Comunicação contínua por email e telefone
    • Gestão de inscrições e alojamento
    • Coordenação de audiovisual, ensaios e sala de preparação de oradores

    Gestão de Projetos

    Gestão de Projetos

    Um Gestor de Projeto da OSIRIS Meetings será responsável por toda a comunicação entre a OSIRIS e os organizadores. O Gestor de Projeto será o ponto central de contacto e coordenará a nossa equipa profissional e altamente experiente, composta por profissionais multilingues.
    Venue Selection

    A equipa da OSIRIS Meetings irá apoiá-lo, sempre que necessário, na seleção do local, contratação e coordenação de todos os fornecedores, incluindo a elaboração de documentos RFP, pedido de propostas, comparação de ofertas e um relatório detalhado de seleção de local.

    Onsite and Venue Management

    As tarefas logísticas e técnicas geridas pela OSIRIS Meetings incluem:

    • Seleção, contratação e coordenação de serviços de fornecedores necessários e gestão do evento no local
    • Tomada de posse do espaço e preparação de todos os materiais
    • Montagem da área de registo, salas de sessões, área de posters, exposição, áreas de overflow, escritórios de conferência e supervisão de todos os parceiros envolvidos
    • Coordenação de construção, sinalética, suporte técnico, audiovisual, catering, alimentação e bebidas e eventos sociais
    • Equipa de secretariado no local, coordenação de staff, voluntários, segurança e limpeza
    Production of materials

    A equipa da OSIRIS Meetings irá gerir a produção, design e impressão de todos os materiais a preparar durante o período pré-evento, incluindo website ou aplicação, manuais técnicos, prospectos comerciais, flyers, sinalética, crachás, fitas, sacos, canetas, blocos de notas e qualquer tipo de merchandising, em coordenação com empresas parceiras selecionadas.

    Social Events

    A OSIRIS Meetings pode também apoiar na organização de uma variedade de eventos sociais para proporcionar oportunidades de ligação, networking e entretenimento a todos os participantes. Todos os aspetos de cada evento social serão assegurados pela nossa equipa: logística, local, transporte, entretenimento e decoração.

    A equipa da OSIRIS Meetings tem vasta experiência em todos os tipos de eventos, como receções de boas-vindas / networking, jantares de direção, corridas solidárias ou outras atividades desportivas, galas, cerimónias de prémios e festas temáticas.

    Other Logistic Services

    Os membros da nossa equipa são especialistas na contratação e coordenação de qualquer serviço logístico, como:

    • Transporte
    • Hospedeiras
    • Catering
    • Audiovisual

    Outros Serviços PCO

    Outros Serviços PCO

    A nossa gama abrangente de serviços PCO vai além da organização tradicional de congressos, incluindo ofertas especializadas como gestão de exposições, coordenação de patrocínios e planos de marketing direcionados. Os nossos serviços de gestão de exposições asseguram a montagem e execução eficientes dos espaços de expositores, maximizando oportunidades de interação. Destacamo-nos na captação de patrocínios para congressos, oferecendo pacotes personalizados que acrescentam valor tanto a patrocinadores como a organizadores. Além disso, os nossos planos estratégicos de marketing são concebidos para aumentar a participação, utilizando abordagens inovadoras para atrair e reter um público diversificado, garantindo o sucesso e crescimento do seu evento.
    Gestão de Exposição

    Um Gestor de Exposição dedicado e experiente irá coordenar e supervisionar todos os serviços relevantes para o espaço de exposição, mantendo um contacto constante com as partes designadas pelos organizadores, sendo também o principal ponto de contacto para todos os expositores.

    O Gestor de Exposição será responsável por um conjunto de tarefas, entre as quais, mas não limitado a, os seguintes exemplos:

    • Desenvolvimento do conceito da exposição e criação de diretrizes para expositores.
    • Produção do Manual do Expositor
    • Desenho do plano de layout para otimizar a circulação, preparação de plantas e alocação de stands
    • Organização de visitas técnicas para expositores
    • Gestão e supervisão de fornecedores e subcontratados relacionados com requisitos técnicos, logísticos e de catering da exposição
    • Coordenação de serviços e encomendas de stands
    • Montagem, instalação e desmontagem da área de exposição
    Patrocínios para congressos

    Será designado um gestor comercial especializado para trabalhar em estreita colaboração com os organizadores e atuar como principal ponto de contacto para todas as empresas participantes.

    A equipa da OSIRIS Meetings irá criar, desenvolver e promover todas as oportunidades de patrocínio, produzir a documentação necessária e atuar como ponto de contacto para contratos, logística e relatórios.

    Adicionalmente, os serviços relacionados com patrocínios da OSIRIS Meetings incluem:

    • Bolsas educacionais e de participação.
    • Elaboração de propostas de patrocínio e exposição à medida, em coordenação com a comissão organizadora.
    • Desenvolvimento de relações com empresas e apoio contínuo a longo prazo junto dos principais stakeholders do setor.
    Plano de marketing para congressos

    Compreendemos a importância de um plano de marketing e promoção corretamente estruturado e executado para o sucesso de um congresso.

    Os serviços especializados incluídos nos nossos planos de marketing são:

    • Otimização para motores de busca
    • Publicidade online
    • Campanhas em redes sociais
    • Video marketing
    • Email marketing

    Os nossos profissionais de marketing trabalharão em estreita colaboração com os Organizadores para definir uma estratégia de longo prazo, assegurando o crescimento e envolvimento dos participantes através dos seguintes meios:

    • Campanhas de email
    • Influenciadores
    • Parceiros e apoiantes
    • Website
    • Anúncios online
    • Redes sociais

    Congressos à medida.
    Conhecimento local.
    Impacto responsável.

    Colabore connosco para criar experiências inesquecíveis.
    Comece a planear