Como organizar uma viagem de lazer em grupo?

A boa organização de uma viagem pode determinar o sucesso da mesma, evitando situações aborrecidas e de difícil gestão. 

A organização de uma viagem em grupo envolve desafios acrescidos, por isso, o planeamento antecipado é um elemento essencial. 

Planeamento antecipado 

Planear com antecedência. É importante ter bem definido, a?priori?o budget por pessoa ou família, definir uma lista de destinos elegíveis, determinar o estilo de viagem pretendido (por exemplo: lazer, aventura, temática, mista de interesse especial, etc), período do ano para a realização da viagem, tipo de acomodação desejado, dimensão do grupo, tipo de atividades desejadas, velocidade da viagem que advém do perfil, preferências e idade dos participantes, etc …. 

Um elemento que requer maior atenção quando estamos numa situação de viagem em grupo prende-se com o transporte aéreo, ou dito de outra forma, com a aquisição de bilhetes de avião. Em primeiro lugar, é importante saber algumas regras que se aplicam a uma situação de viagem em grupo: 

• os grupos de 10 ou mais passageiros podem ter acesso a benefícios e a condições especiais; 

• Para tal, é recomendável que todo o grupo esteja a viajar no mesmo voo e na mesma classe. Se alguém desistir da viagem ou se o grupo reduzir o número de participantes, a reserva poderá ser cancelada ou as condições previamente negociadas podem ser alteradas; 
• Uma vez fechada a reserva do grupo, caso alguém se queira juntar, por exemplo amigos ou família, a tarifa base poderá ser diferente ou no limite o(s) novo(s) participante(s) poderá(podem) necessitar de adquirir uma nova passagem aérea na qualidade de passageiro individual; 
• Tenha presente que qualquer alteração solicitada às condições negociadas?a priori podem ter um custo adicional, nomeadamente modificação da data da viagem, mudanças nos itinerários, etc; 
• As companhias aéreas trabalham em sistema offline (sem cotação online) no caso dos grupos; 
• Os bilhetes de avião emitidos num contexto de viagem em grupo, podem não dar direito a milhas nos programas de fidelidade. Sugerimos que se informe antecipadamente, para evitar surpresas desagradáveis e numa fase tardia sem possibilidade de retrocesso; 

Face ao exposto, é facilmente percetível que as viagens em grupo obrigam a um compromisso por parte de todos os participantes. A decisão individual de um ou de um número reduzido de participantes pode impactar o grupo de forma global, como tal é fundamental discutir os detalhes com toda a clareza e existir compromisso. 

Um outro aspeto que deve ser fortemente contemplado na organização de uma viagem para países estrangeiros, mas nem sempre é a tarefa mais apelativa, são as obrigatoriedades burocráticas, mais especificamente: vistos necessários, validade do passaporte, vacinas obrigatórias exigidas, etc. 

Deixamos ainda duas sugestões simples antes de embarcar. Pode aparentar ser algo simples, mas o transporte do grupo para o aeroporto é um aspeto importante. Um transporte comum é aconselhável para evitar um desgaste adicional de hipotéticos atrasos individuais e permitindo um?check-in?no aeroporto e um embarque organizado, coletivo e tranquilo. Chegar com algumas horas de antecedência ao aeroporto pode aparentar ser uma perda de tempo, mas é clareamento positivo e recomendável. 

Sugerimos ainda a criação de um grupo com todos os participantes num?chat?coletivo, contudo para mitigar a ausência de rede deverá existir sempre um registo com todos os contactos individuais dos participantes na viagem caso exista uma situação inesperada, uma urgência ou um desencontro.