¿Cómo organizar un viaje de ocio en grupo?
La buena organización de un viaje puede determinar el éxito del mismo, evitando situaciones molestas y de difícil gestión.
La organización de un viaje en grupo conlleva desafíos adicionales, por lo que la planificación anticipada es un elemento esencial.
Planificación anticipada
Planificar con antelación. Es importante tener bien definido, a priori, el presupuesto por persona o familia, definir una lista de destinos elegibles, determinar el estilo de viaje deseado (por ejemplo: ocio, aventura, temática, mixta de interés especial, etc.), el periodo del año para la realización del viaje, el tipo de alojamiento deseado, la dimensión del grupo, el tipo de actividades deseadas, el ritmo del viaje derivado del perfil, las preferencias y la edad de los participantes, etc.
Un elemento que requiere mayor atención cuando nos encontramos en una situación de viaje en grupo se refiere al transporte aéreo o, dicho de otra forma, a la adquisición de billetes de avión. En primer lugar, es importante conocer algunas reglas que se aplican a una situación de viaje en grupo:
- los grupos de 10 o más pasajeros pueden tener acceso a beneficios y condiciones especiales;
- Para ello, es recomendable que todo el grupo viaje en el mismo vuelo y en la misma clase. Si alguien desiste del viaje o si el grupo reduce el número de participantes, la reserva podría cancelarse o las condiciones previamente negociadas podrían verse alteradas;
- Una vez cerrada la reserva del grupo, en caso de que alguien quiera unirse, por ejemplo amigos o familiares, la tarifa base podría ser diferente o, en última instancia, el nuevo o nuevos participantes podrían necesitar adquirir un nuevo billete de avión en calidad de pasajero individual;
- Tenga presente que cualquier alteración solicitada a las condiciones negociadas a priori puede tener un coste adicional, concretamente la modificación de la fecha del viaje, cambios en los itinerarios, etc.;
- Las compañías aéreas trabajan con un sistema offline (sin cotización online) en el caso de los grupos;
- Los billetes de avión emitidos en un contexto de viaje en grupo pueden no dar derecho a millas en los programas de fidelidad. Sugerimos que se informe con antelación para evitar sorpresas desagradables en una fase tardía y sin posibilidad de retroceso;
Ante lo expuesto, es fácilmente perceptible que los viajes en grupo obligan a un compromiso por parte de todos los participantes. La decisión individual de uno o de un número reducido de participantes puede impactar al grupo de forma global; por lo tanto, es fundamental discutir los detalles con total claridad y que exista compromiso.
Otro aspecto que debe ser muy tenido en cuenta en la organización de un viaje a países extranjeros, aunque no siempre sea la tarea más atractiva, son las obligaciones burocráticas, más específicamente: visados necesarios, validez del pasaporte, vacunas obligatorias exigidas, etc.
Dejamos además dos sugerencias sencillas antes de embarcar. Puede parecer algo simple, pero el transporte del grupo al aeropuerto es un aspecto importante. Se aconseja un transporte común para evitar el desgaste adicional de hipotéticos retrasos individuales, permitiendo un check-in en el aeropuerto y un embarque organizado, colectivo y tranquilo. Llegar con algunas horas de antelación al aeropuerto puede parecer una pérdida de tiempo, pero es claramente positivo y recomendable.
Sugerimos también la creación de un grupo con todos los participantes en un chat colectivo; no obstante, para mitigar la falta de red, deberá existir siempre un registro con todos los contactos individuales de los participantes en el viaje en caso de que surja una situación inesperada, una urgencia o un desencuentro.